Rapat bisnis adalah pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan tujuan bisnis. Rapat seringkali membuang-buang waktu, tenaga, dan uang, tetapi tidak efektif dalam mencapai hasil yang di harapkan. Agar efektif, rapat perlu di persiapkan, di laksanakan, dan di akhiri dengan benar. Artikel ini membahas tiga tahapan mengadakan pertemuan bisnis, yaitu persiapan, pelaksanaan, dan penyelesaian.
Persiapan
langkah pertama sebelum semuanya di persiapkan adalah memastikan bahwa rapat memang di perlukan. Jangan mengadakan rapat jika jenis komunikasi lain dapat memberikan hasil yang di inginkan. Keputusan untuk mengadakan rapat sedikit banyak menyangkut pertimbangan lima aspek, yaitu tujuan, peserta, agenda, materi, dan fasilitas rapat.
Setelah rapat di putuskan untuk dilaksanakan, kelima aspek di atas perlu di persiapkan. Tujuan rapat perlu di tentukan, misalnya untuk berbagi informasi, mengambil keputusan, membuat dokumen atau memecahkan masalah. Berdasarkan tujuan tersebut, secara optimal menentukan peserta yang perlu di undang sesuai dengan perannya, yaitu pemimpin, peserta, penyaji, dan pencatat rapat. Selanjutnya, buat dan distribusikan agenda rapat kepada peserta agar mereka memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan materi rapat (misalnya presentasi atau laporan).
Aspek persiapan terakhir yang tidak kalah pentingnya adalah fasilitas. Fasilitas pertemuan meliputi tempat (termasuk pengaturan tempat duduk, lingkungan ruang pertemuan, dll.) dan peralatan (misalnya alat presentasi). Fasilitas lain yang mungkin perlu di siapkan adalah makan (minuman dan makanan), transportasi ke dan dari tempat pertemuan, dan akomodasi. Meski terlihat sepele, fasilitas rapat yang memadai dapat membantu kelancaran rapat.
Pelaksanaan
Setiap peserta rapat bertanggung jawab atas produktivitas rapat. Pemimpin rapat harus memimpin secara efektif, sedangkan peserta rapat harus berpartisipasi aktif. Pemimpin rapat memiliki tanggung jawab lebih untuk membimbing, menengahi, memprovokasi, menyimpulkan, dan mengarahkan diskusi. Keterampilan mendengarkan dan mengamati semua peserta di perlukan untuk membantu mencapai tujuan pertemuan. Berbicaralah untuk menyampaikan sesuatu yang bermanfaat dan bukan hanya untuk pamer ilmu atau berdebat kusir.
Aturan pertemuan seperti giliran berbicara dan penggunaan ponsel perlu di tetapkan melalui kesepakatan bersama. Secara tradisional, dokumentasi rapat di tulis dalam bentuk risalah rapat (MOM) dengan format tertentu oleh notulen yang di tunjuk. Risalah harus mencatat semua informasi penting, terutama kesimpulan, keputusan, dan penugasan yang di sepakati. Jika di perlukan dan di setujui, audio atau video rapat dapat direkam sebagai file tambahan. Terakhir, tujuan pertemuan harus di pastikan tercapai berdasarkan dokumentasi atau di susun sebagai tindak lanjut.
Penyelesaian
Usai rapat, dokumentasi rapat dibagikan kepada peserta dan pihak lain yang berkepentingan. Jika berlaku, tugas tindak lanjut harus didefinisikan dan dikomunikasikan dengan jelas. Tindak lanjut tersebut perlu dipantau pelaksanaannya antara lain untuk pembahasan pada pertemuan berikutnya.
6 Hal Penting yang Perlu Di siapkan Sebelum Rapat Bisnis
Rapat adalah bagian dari sistem organisasi untuk menetapkan tujuan, mencapai hasil, dan mengevaluasi apa yang telah di lakukan. Oleh karena itu, pertemuan menjadi penting bagi sejumlah pihak yang saling bertemu untuk mencapai suatu tujuan.
Karena penting, kita yang terlibat dalam rapat harus menyiapkan laporan, bahan diskusi atau saran sebelum rapat di mulai. Ada enam hal yang harus di persiapkan sebelum rapat di mulai dan akan membantu kita mencapai kesuksesan.
Mengetahui Tujuan Meeting
Mengetahui apakah rapat yang akan di hadiri membahas sesuatu, misalnya rapat untuk memecahkan masalah, membahas konsep atau membahas hal-hal penting yang harus di lakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Jika kita sudah memahami tujuan dari pertemuan tersebut, maka kita dapat mempersiapkan hal-hal yang di perlukan terkait dengan tujuan tersebut. Selain itu, memberikan gambaran tentang pertemuan untuk mendengarkan atau memberikan penjelasan, atau negosiasi.
Mengetahui tujuan rapat memudahkan peserta untuk fokus dan tetap pada materi rapat alias tidak keluar dari pembahasan. Hal ini juga akan membuat rapat menjadi lebih efektif dan efisien. Jadi tidak butuh waktu lama.
Identifikasi siapa saja yang hadir dalam pertemuan tersebut
Rapat yang efisien biasanya di hadiri oleh sedikit peserta daripada terlalu banyak. Hal ini untuk menjaga kelancaran rapat. Jika rapat di hadiri oleh terlalu banyak peserta, akan sulit untuk menyimpulkan hasil rapat dengan cepat. Mengetahui daftar hadir peserta rapat akan membantu kita memaksimalkan tujuan rapat. Topik yang akan di bahas tidak akan lebih luas dari yang di rencanakan.
Mengidentifikasi peserta juga akan memfasilitasi kolaborasi di masa depan yang akan di lakukan perusahaan. Cukup satu divisi di wakili oleh satu orang agar tidak mengganggu pekerjaan yang lain. Sebagai saran, peserta yang hadir harus di beritahukan sebelum rapat berlangsung agar waktu rapat dapat di gunakan untuk berbicara secara efisien.
Persiapkan Peralatan Rapat Bisnis
Meski di anggap hal kecil, menyiapkan peralatan yang di butuhkan selama rapat akan membantu kelancaran rapat. Sehingga dalam prakteknya, kita tidak teralihkan oleh hal-hal kecil dan fokus pada hal-hal besar. Tentunya kita tidak ingin ketika ingin memberikan presentasi kita harus mencari perlengkapan meeting bukan?
Alangkah baiknya jika sebelum rapat di mulai perlengkapan yang di butuhkan sudah di siapkan. Demikian juga tempat pertemuan sudah di bersihkan sehingga peserta pertemuan merasa nyaman. Jangan sia-siakan waktu rapat yang berharga untuk membahas detail yang sangat teknis.
Jika perlu, atur tempat duduk peserta rapat. Umumnya, pengaturan tempat duduk peserta rapat yang membentuk huruf U di anggap ideal jika peserta rapat kurang dari 20 orang. Memudahkan komunikasi saat mengusulkan ide, berdiskusi atau melaporkan. Selain itu yang perlu di perhatikan adalah ketersediaan minuman pada saat meeting, terkadang peserta merasa haus karena mengikuti marathon meeting. Agar tetap fokus dan tidak keluyuran mencari minuman, lebih baik siapkan terlebih dahulu.
Siapkan Presentasi Semenarik Mungkin
Jika kita akan melakukan presentasi saat rapat bisnis, maka siapkan presentasi yang ringkas, menarik dan profesional. Sebaiknya jangan menampilkan chart yang tidak ada habisnya karena akan membuat peserta tidak yakin dengan presentasi kita. Sangat baik jika kita terlebih dahulu memahami peserta rapat bisnis tentang kebutuhan mereka selama rapat, kemudian mengatur presentasi kita.
Ada baiknya juga jika kita membuat salinan dari hasil presentasi tersebut dan membagikannya kepada para peserta. Presentasi boleh berisi materi singkat, hanya untuk memastikan peserta memahami materi yang kita angkat. Jika ada pertanyaan selama rapat, kami berusaha menyelesaikan pertanyaan tersebut sebanyak mungkin dalam rapat.
Membaca Laporan Perusahaan
Mengetahui tentang kondisi terkini mengenai perusahaan atau industri akan membantu kita menentukan keputusan rapat. Selain itu juga membantu kita untuk mengetahui kondisi kompetitor, masukan dari pasar hingga peraturan-peraturan penting yang di keluarkan oleh pemerintah.
Jangan Batalkan Rapat Bisnis
Membatalkan rapat sering kali berdampak negatif pada kinerja peserta. Karena tanpa di sadari akan menghambat motivasi para peserta rapat. Jadi, pastikan waktu rapat sesuai dengan peserta rapat, sehingga di hadiri dan di persiapkan dengan baik oleh para peserta.
Bahkan jika Anda harus membatalkan rapat, buatlah pemberitahuan sebelum jadwal rapat tiba. Sangat baik di lakukan satu hari sebelum waktu yang di tentukan. Jika memang harus segera di lakukan, sebaiknya di lakukan satu jam sebelum rapat berlangsung.
Itulah beberapa hal penting yang harus Anda persiapkan sebelum rapat agar rapat Anda sukses dan tidak ada kendala.
