Berbagai jenis pekerjaan yang kami lakukan membutuhkan komitmen dan penguasaan tugas. Seperti halnya Customer Service, pasti Anda akan sering menemukan pekerjaan ini di berbagai area perusahaan. Mulai dari bank, hotel, perusahaan transportasi, dan jasa lainnya.
Tapi, apa sebenarnya tugas dan tanggung jawab Customer Service? Sebelum mengetahui apa tugas dan tanggung jawabnya, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu pengertian dari Customer Service itu sendiri.
Apa itu Layanan Pelanggan? Customer Service adalah pekerjaan yang melibatkan kepuasan pelanggan. Baik dari segi pelayanan dan juga solusi dari suatu masalah. Pelayanan kepada klien, pelanggan, atau pelanggan biasanya berupa informasi yang lengkap mengenai pertanyaan oleh pelanggan dan juga solusi atas keluhan atau masalah yang datang
Untuk lebih jelas dan lengkapnya, yuk simak apa saja tugas dan tanggung jawab seorang Customer Service!
Tugas Dan Tanggung Jawab Customer Service
Mendalami peran dan tugas Customer Service tentunya menuntut kita untuk memahami betul apa itu tugas Customer Service. Yuk, simak penjelasannya!
1. Menjadi Resepsionis untuk Menerima Tamu
Tugas umum oleh seorang Customer Service adalah menjadi resepsionis atau menerima tamu. Oleh karena itu, umumnya meja kerja seorang Customer Service/Receptionist berada di depan kantor atau gedung perusahaan.
Ketika Anda menjadi CS (Customer Service) Anda perlu berurusan dengan tamu atau pelanggan. Untuk itu, Anda harus bisa menjelaskan berbagai informasi tentang perusahaan dan berbagai pertanyaan dari pelanggan.
Umumnya tamu atau pelanggan yang datang menanyakan informasi tentang perusahaan. Seperti profil perusahaan, produk yang dijual, atau jadwal pertemuan pelanggan dengan karyawan pada perusahaan tersebut.
2. Mampu Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
Selain bisa menjawab semua pertanyaan dan keluhan dari pelanggan, Anda juga perlu menjaga hubungan baik. Meskipun ada masalah dan kendala dengan pelanggan, Anda tetap harus menjaga hubungan dan nama baik perusahaan dengan pelanggan, klien atau pelanggan.
Tips sederhana yang bisa Anda lakukan untuk menjaga hubungan adalah bersikap ramah kepada setiap pelanggan, memberikan pelayanan yang maksimal, dan memberikan senyuman.
Selain itu, CS juga wajib untuk memiliki penampilan yang rapi dan sesuai dengan citra perusahaan, serta memberikan aura positif kepada setiap pelanggan. Meski saat ini pelanggan tidak selalu harus bertatap muka secara langsung, namun keramahan dan pelayanan yang maksimal dari seorang CS online atau via telepon juga perlu.
3. Melayani Pelanggan Melalui Telepon, Online Chat dan Bertatap Muka
Selain melayani pelanggan secara langsung, Anda juga harus memiliki kemampuan untuk menangani keluhan dan masalah dari pelanggan secara virtual dan melalui telepon.
Untuk itu, jika ada pelanggan yang menghubungi via telepon, perlu mencatat semua pemesanan dan juga tetap memberikan informasi yang jelas dan detail.
4. Menguasai Segala Informasi Tentang Perusahaan dan Informasi
Sebagai Customer Service, Anda wajib untuk dapat menjawab semua pertanyaan dari pelanggan atau klien. Jadi itu mengharuskan Anda untuk mengetahui informasi atau sejarah perusahaan yang tepat. Dan, menguasai informasi tentang produk yang terjual atau sedang naik untuk promosi
5. Bisa Meyakinkan Pelanggan
Kemampuan ini juga penting bagi setiap Customer Service. Kemampuan meyakinkan pelanggan harus berbarengan dengan argumentasi yang tepat dan masuk akal.
Tidak hanya meyakinkan, Anda juga wajib untuk membuat pelanggan puas dengan layanan yang dapat memenuhi kebutuhannya.
6. Sebagai Komunikator
Tugas selanjutnya adalah sebagai komunikator, yaitu sebagai penghubung antara perusahaan dengan pelanggannya.
Bisa saja, seorang CS bisa menjadi penghubung pesan dari salah satu karyawan perusahaan kepada pelanggan.
7. Mengorganisir Administrasi
Untuk menyelenggarakan administrasi perusahaan biasanya terdapat pada CS di suatu bank. Customer Service Bank akan menyiapkan segala bentuk atau kebutuhan administrasi kepada nasabah.
Untuk itu, juga wajib memiliki kemampuan mengoperasikan komputer dan mengedit dokumen.
8. Jangan Memberikan Janji Palsu
Dalam mengatasi keluhan dari seorang pelanggan atau customer tentunya sebagai Customer Service ada berbagai macam cara. Namun seorang CS tidak diperbolehkan memberikan janji palsu kepada pelanggan. Mereka akan merasa tertipu karena tidak bisa menepati janji yang diberikan.
Dengan memberikan janji-janji palsu dapat memberikan citra atau pandangan yang buruk terhadap perusahaan.
9. Berpakaian dan Berpenampilan Sopan dan Rapi
Tampilan dapat menjadi salah satu daya tarik dan juga gambaran suatu perusahaan. Oleh karena itu, penampilan seorang CS sangat penting untuk diperhatikan.
10. Teliti
Mendengarkan dengan seksama percakapan atau keluhan dari pelanggan perlu dilakukan. Berkaitan dengan cara Anda menangani dan memberikan solusi kepada setiap pelanggan.
Oleh karena itu, sebaiknya jika ada pelanggan yang berbicara atau mengeluh Anda perlu mendengarkan mereka terlebih dahulu sebelum memberikan pendapat dan solusi.
Kriteria
Untuk menjadi seorang Customer Service, tentunya ada kriteria atau skill yang harus dimiliki. Berikut penjelasannya.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan jelas. Anda mungkin juga diminta untuk memiliki keahlian dalam bahasa asing.
- Kemampuan menganalisis. Bertujuan untuk memudahkan dalam mencari solusi atas suatu masalah atau keluhan dari seorang pelanggan.
- Cara berpikir yang strategis dan efisien.
- Kemampuan menganalisa penjualan.
- Memiliki keterampilan pemecahan masalah. Bertujuan untuk win win solution atau keadilan dari pelanggan dan juga perusahaan dalam mengatasi suatu masalah. Sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
- Berorientasi pada pelayanan yang memuaskan.
